Componentes de um sistema de facturação certificado

Um sistema de facturação certificado é composto pelos seguintes elementos básicos:

• Computador
• Monitor
• Impressora
• Gaveta
• Software de facturação certificado

O computador pode ser um qualquer desde que tenha a capacidade de processamento adequada ao bom funcionamento do software de facturação certificada.

O monitor poderá ser touchscreen no caso de ser utilizado em pontos de venda de atendimento rápido ao cliente, como por exemplo restaurantes e supermercados, assim como outras actividades associadas à hotelaria, restauração e retalho.

Por vezes encontramos um conjunto denominado de POS que integra o computador e o monitor touchscreen num único módulo compacto.

A impressora pode ser de formato A4 ou de talões. A primeira usa-se mais em escritório de empresas em que a facturação não é feita na presença do cliente e a segunda encontra-se principalmente nos pontos de venda de atendimento rápido ao cliente.

A gaveta pode ser de abertura horizontal ou de abertura horizontal. Usa-se mais a de abertura horizontal, por ser mais prática e mais barata. A abertura da gaveta é controlada pelo software da facturação certificado através de ligação à impressora.

O software de facturação certificado é aprovado pela AT - Autoridade Tributária e Aduaneira e é comercializado através de parceiros autorizados dos fabricantes de software. O mercado português, a nível do continente e das ilhas, é controlado por vários fabricantes, onde podemos encontrar várias marcas:

• Giscon
• wHotel Giscon Gestão Hotelaria

• ItBase
• RESTUS Touchscreen
• WinMax4

• Ponto 25
• ARCADA Gestão Comercial
• CITANIA Gestão de Obras
• CLINICAS Gestão de Clínicas
• COLISEUM Gestão de Salas de Espectáculo
• DOMUS Gestão de Imobiliárias
• ESCOLAR Gestão de Escolas
• FALPERRA Gestão Oficinas / Stands
• GESACAD Gestão de Ginásios e Academias
• GFV Gestão da Força de Vendas
• MUZEO Gestão de Bilhética para Museus
• OPTICAL Gestão de Ópticas (Facturação + POS)
• OURIVES Gestão de Ourivesarias
• PLAYSOFT Gestão de Parques de Diversão
• PUBLICARE Gestão Documental

• Sage
• Sage Gestão Comercial Start Facturação e Contas Correntes
• Software Sage Contabilidade Conta Plus Standard
• Software Sage Facturação Factu Plus Evolução Standard
• Software Sage POS - Ponto de Venda POS Plus Standard
• Software Sage Salários Pessoal Plus Standard
• Software Sage Retail POS (substitui a registadora)
• Software Sage Retail Gestão Comercial e POS

• SDilab
• ETPos Light

• Wareguest
• InovGuest PMS

• WinRest
• WinRest FO Light
• WinRest FO PRO

• Wintouch
• wCLÍNICAS Sistema de Gestão de Clínicas
• wCLÍNICAS Prescrição Electrónica
• wCONTAB Sistema de Gestão de Contabilidade
• wDOCS Sistema Gestão Documental
• wGES POCKET Sistema de Gestão para Pré-venda e Auto-venda
• wGES Sistema de Gestão Comercial
• wHOTEL Wintouch Sistema de Gestão para a Hotelaria LITE
• wIMOB Sistema de Gestão de Imobilizado
• wPESSOAL Sistema de Gestão de Pessoal
• wPOS Sistema de Gestão para o Retalho
• wSIR Sistema Integrado de Restauração - Start
• wSIR Sistema Integrado de Restauração - PRO
• wTEC Sistema de Gestão de Assistências Técnicas

• XD People
• XD POS - Easy
• XD POS - Medium Business
• XD REST - Easy
• XD REST - Medium Business
• XD REST - Profissional
• XD REST - Medium Business Clouding

• ZoneSoft
• Software ZSPos Clouding
• Software ZSRest Clouding
• Software ZoneSoft ZSFact
• Software ZoneSoft ZSCafe (substituído pelo ZSRest)

As soluções em sistemas clouding permitem o licenciamento através de uma mensalidade com actualizações incluídas. Consulte informações adicionais sobre estas soluções de software disponíveis no mercado.

Existem alguns equipamentos opcionais cujo suo é característico em algumas actividades comerciais das quais se destacam os supermercados, talhos e papelarias:

• Balanças
• Contadores de dinheiro
• Leitores de códigos de barras
• Visor de cliente

Alfredo Simões

Consultor de empresas

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Obrigatoriedade de efectuar cópias de segurança

Com base na legislação em vigor é obrigatório ter cópias de segurança do sistema de facturação e dos dados de transacções efectuadas.

Não podemos dizer à Autoridade Tributária (finanças) que o computador ou o disco avariou e que agora não temos dados. Isso agora implica sanções.

Confirme que tem cópias de segurança dos seus dados, de preferência ao momento. 

Lembre-se que um disco, mesmo novo, pode avariar em qualquer altura.

Se não tem a certeza peça uma avaliação gratuita.

Alfredo Simões

Consultor de empresas

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Software Sage Retail em supermercado

Alfredo Simões

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Alfredo Simões

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Como escolher um sistema de facturação certificada

A escolha de um sistema de facturação certificada envolve critérios importantes que devem ser avaliados em situações de uma nova compra ou de substituição de software.

As razões de insatisfação com um software estão directamente ligadas a estes critérios e à necessidade de reduzir custos pelo que ao pensar numa alternativa é importante ter em atenção:

• Custo inicial de aquisição da licença
• Custo do contrato de actualização anual
• Custo do upgrade (para quem não adere às actualizações anuais)
• Custo dos serviços de instalação e manutenção do software

Apresentamos uma avaliação por critério com base na experiência de comercialização de várias marcas e na satisfação de vários clientes na áreas de restauração e retalho:

• Licença inicial de cafetaria e restauração mais barata - ZSRest
• Software de retalho mais barato - ZSPos
• Software de gestão comercial mais barato - ZSFact
• Software mais fácil de instalar - ZoneSoft
• Software com mais funcionalidades - Sage Retail
• Produtos mais inovadores - XDPos e XDRest
• Actualização anual mais barata - ZSRest, ZSPos e ZSFact
• Upgrade mais barato - ZSRest, ZSPos e ZSFact
• Melhor atendimento do suporte do fabricante - XD People

Quanto aos serviços de instalação de actualizações só consultando clientes aleatoriamente poderemos avaliar. Devem ser os clientes a fazer essa avaliação, tendo em conta:

• A competência do parceiro
• O acompanhamento e proactividade oferecidas
• O tempo de resposta na resolução dos problemas
• A disponibilidade de avenças vantajosas
• A disposição para ajudar o cliente no desenvolvimento ou recuperação da sua empresa
• Aconselhamento para obtenção de sucesso nas suas vendas

Alfredo Simões

Consultor de Marketing e Informática

Como reduzir custos ao migrar para ZSPos / ZSRest

Como reduzir os custos com software

• Retalho - Software ZoneSoft ZSPos Clouding - a partir de 14,99 + IVA / mês OU
• Restauração - Software ZoneSoft ZSRest Clouding - a partir de 14,99 + IVA

• Migração de Dados - Aplicação (só produtos) - 80,00 € + IVA

• Instalação e implementação gratuita com adesão ao Seguro Assistência Informática BASIC 1 POSTO - 39,00 € + IVA / mês (inclui assistência e instalação de actualizações) 

Possibilidade de fidelização por 12 ou 24 meses com garantia do valor da mensalidade 

Contas à vida:

• Pagamento inicial: 14,99 € + 80,00 € + 39,00 € = 133,99 €
• Mensalidades seguintes: 14,99 € + 39,00 € = 53,99 €

Inclui:

• Software de facturação
• Serviços de instalação e implementação
• Assistência informática garantida

Vantagens:

• Certificação legal e fiscal
• Actualização mensal automática
• Segue as tendências do mercado
• Custos fixos previsíveis
• Desenvolvimento contínuo
• Redundância com backup online
• Acesso remoto ao ponto de venda
• Investimentos reduzidos em equipamento

ASCMI

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Software Sage Preços

Somos o revendedor autorizado Sage com formação e competências para fornecer a sua solução de software de facturação.

Comercializamos e prestamos suporte técnico ao software sage em diversas áreas:

• Gestão Comercial
• Módulos
• Restauração
• Sage Retail
• Sage SP

Temos preços competitivos para a sua solução de software sage.

Instalação de actualizações software Sage Retail com custos reduzidos.

Alfredo Simões

Consultor de Marketing e Informática

Como reduzir custos com software

Quer reduzir os seus custos anuais com software?

Quer acabar com despesas imprevistas sempre que sai uma nova legislação?

Está insatisfeito com o facto de ter de pagar assistência informática para instalar as novas actualizações?

Tem insatisfação com o serviço de assistência informática prestada pelo seu parceiro?

Quer saber como obter essa redução?

ASCMI
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Condições aquisição software certificado

Condições de aquisição de software de facturação certificada:

Ao adquirir a sua licença de software tem direito a:

• Utilização do software para sempre
• Actualizações gratuitas durante um ano (não inclui serviços de instalação, implementação ou actualização) ver serviços

Após o fim do primeiro ano tem duas formas de actualizar o seu software

• Compra de upgrade
• Adesão a contrato anual de actualização (não inclui serviços de instalação, implementação ou actualização) ver serviços

Em alternativa pode aderir ao serviço de aluguer mensal de software que inclui todas as actualizações (excepto os serviços associados) ver Cloud Computing

Serviços opcionais associados:

• Instalação de Sistema Operativo - Básica com drivers
• Instalação de Sistema Operativo - Avançada (aplicativos)
• Instalação e configuração software - Aplicacional / Gestão
• ConsulPACK 05 MINI - Implementação

Promoção para novos clientes:

Serviço remoto de instalação GRÁTIS com adesão ao Seguro de Assistência

Basta ter ligação à internet. Poupe em serviços e deslocações.

Garantia de assistência técnica.

Leia Como comprar facturação certificada online.

Escolha a marca da sua preferência. Consulte as promoções actuais.

Se necessitar de ajuda na selecção do software certificado mais apropriado para o seu caso, contacte-nos.

Alfredo Simões

Consultor de Marketing e Informática

Sage Retail POS Standard

Sage Retail POS Standard

POS Stand Alone / vendas em formato talão / entrada stock manual / vendas a débito

ASCMI

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Sage GesPos agora é Sage Retail

O velho GesPOS da Escripóvoa foi comprado pela Sage e ganhou o novo nome de Sage GesPOS.

Mais tarde deu origem a um clone com o nome Sage Retail. Esta solução mantém todas as funcionalidades da aplicação GesPOS, mas passou a ser o novo produto certificado pela AT.

O Sage Retail é aconselhado a qualquer PME como Gestão Comercial normal e em particular para empresas de Comércio a Retalho e Restauração.

É uma boa solução que responde às necessidades de várias actividades tais como boutiques, cabeleireiros, cafetarias, lojas de desporto, drogarias, lojas de electrodomésticos, empresários individuais, gabinetes de estética, lavandarias, mercearias, mini-mercados, oficinas, stands, ourivesarias, papelarias, restaurantes, sapatarias, supermercados, talhos, charcutarias, venda ambulante ...

Alfredo Simões
Consultor de Marketing e Informática

Como comprar um sistema de facturação

De acordo com a legislação todas as empresas são obrigadas à emissão de factura quando efectuam transmissões de bens ou procedem à prestação de serviços, independentemente da sua forma jurídica, entre as quais as mais conhecidas são:

• Sociedades anónimas;

• Sociedade por quotas;

• Empresários individuais.

Dependendo do sector de actividade da empresa, assim será o tipo de facturação que usa. Existem vários tipos de sistemas de facturação, tais como:

• Software de gestão comercial - usado por empresas que trabalham normalmente em escritórios;
• Software para lojas de retalho - usado por empresas que fazem a típica venda ao balcão ou através de caixa de saída como é o caso dos supermercados;
• Software para restaurantes - usado por restaurantes e cafetarias com gestão de pedidos para a cozinha e controlo dos serviços entregues nas mesas;
• Software para hotelaria - usado por hotéis, alojamentos locais, pensões, residenciais, casas de férias, turismo rural, etc.;
• Software para vendedores ambulantes e outras actividades em mobilidade - usado por empresas que operam em unidades móveis ou em feiras, normalmente chamados de vendedores ambulantes.

Quando pensamos no estudo e implementação de sistema de facturação / POS temos de considerar os seguintes elementos básicos que compõem o sistema: o hardware, o software, os serviços de instalação e implementação, e finalmente a assistência informática pós-venda.


No hardware consideramos:

• Computador, POS, Registadora ou Tablet - o primeiro é um conjunto modular composto pelo processador, o monitor e o teclado, enquanto no segundo temos uma solução compacta em que o processador e o monitor fazem parte do mesmo equipamento ao qual é adicionado um teclado. Em casos mais criativos podemos encontrar o teclado embutido como é o caso das registadoras modernas que não são mais do que um computador dissimulado para enganar as mentes que têm medo dos computadores. Nos casos de Facturação em Mobilidade pode ser um PDA ou um Tablet;

• Monitor - é usado no mesmo equipamento nos casos dos POS Compactos e registadoras ou separado no caso de usarmos um computador. Nos Pontos de Venda aconselha-se o uso de um monitor touchscren que facilita em muito o atendimento;

• Impressora - esta costuma ser em formato A4 para o caso das empresas que usam a Gestão Comercial para facturar mas normalmente usam-se impressoras de talão no caso da facturação no Ponto de Venda ou POS. Nos casos de Facturação em Mobilidade usam-se pequenas impressoras portáteis que podem ser colocadas à cintura e que normalmente comunicam com o computador por wireless;

• Visor de Cliente - É um elemento que estimula a confiança do cliente na altura de fazer o pagamento e evita dúvidas a relação à conta;

• Gaveta do Dinheiro - este elemento é indispensável nos casos de Ponto de Venda ao balcão ou por caixa de saída, seja por questões de segurança ou por comodidade da operação. Noutras actividades, por vezes improvisa-se a localização do dinheiro, às vezes com consequências desagradáveis;

• Leitor de Código de Barras - usado por empresas que vendem grandes quantidades de produtos individualmente, facilitando a gestão dos stocks e prevenindo erros associados;

• Balança - este equipamento é necessário para ramos de actividade que vendam produtos a peso, como por exemplo as mercerias, os mini-mercados e os supermercados.

No software precisamos de:

• Sistema Operativo - é o software que gere o computador e os periféricos associados como o monitor, o teclado e a impressora. Existem ambientes Windows, dos quais o mais recente é o Windows 8, mas o Windows 7 continua ainda a ser o mais usado. Quando queremos poupar o custo do sistema operativo podemos optar por um ambiente Linux, sendo o Ubuntu o mais usado para este tipo de soluções;

• Software de Facturação - este software pode ter dois componentes: o backoffice e o frontoffice. O backoffice é usado nas soluções de Gestão Comercial enquanto o frontoffice é indispensável num Ponto de Venda moderno. Existem várias marcas deste tipo de software, provenientes de fabricantes multinacionais e nacionais, entre os quais destacamos: itBase, Ponto 25, Sage, WinRest, Wintouch, XD e ZoneSoft. Ao comprar uma licença adquirimos o direito de utilização do software, visto que ele é sempre propriedade do fabricante, tal como regula a legislação sobre direitos de autor. Quando adquirimos a licença, normalmente temos direito a actualizações gratuitas durante um ano, mas que não inclui os serviços necessários para proceder à sua instalação;

• Software de Produtividade - este software é opcional mas se queremos escrever cartas, fazer cálculos complexos, criar apresentações ou ter um gestor de email, o Microsoft Office tem o Word, o Excel, o Powerpoint e o Outlook que facilitam essas tarefas.

Quanto a assistência informática precisamos:

• Serviços de Instalação - é o trabalho de instalar o software de sistema operativo e o software de facturação de modo a ficar configurado para o conjunto do nosso equipamento;

• Serviços de implementação - é a tarefa de criar as famílias de produtos e inserir os produtos que vamos vender. Cada ramo de actividade e cada empresa tem particulares únicas em relação a outras empresas. Basta pensar no simples pormenor das empresas praticarem preços livres.

Na assistência informática temos normalmente as seguintes opções:

• Avença de Assistência Informática - normalmente o preço é por posto de trabalho, para um período de cobertura entre as 9h e as 19h dos dias úteis, com um número específico chamadas por mês, com um sistema de assistência através de helpdesk online e com suporte remoto, o que implica ter internet sempre activa. O suporte remoto evita o pagamento de deslocações e torna a resposta do serviço mais rápida. Se queremos estar descansados, esta opção é a melhor para minimizar imprevistos. É um bom investimento que nos deixa tranquilos. Ao fim do dia vamos para casa e no outro dia quando voltamos está tudo actualizado e funcional;

• Pagamento à tarefa - como por exemplo contratar a instalação de uma actualização do software de facturação. Normalmente é necessário recorrer a este tipo de serviço várias vezes durante o ano pelo que acaba por ficar mais caro do que contratar uma avença de confiança;

• Pagamento à hora - Esta opção é comparável ao chamar os bombeiros. Não se sabe quando vamos ser servidos, quanto vamos pagar nem quando vamos ter o sistema de novo em funcionamento.

Existem várias empresas no mercado a comercializar sistemas de facturação mas nem sempre as soluções mais baratas são as melhores. Aplica-se o ditado de "O barato sai caro". Por vezes para ganharem o negócio omitem informação sobre todos os componentes possíveis que depois se tornam em despesas imprevistas.

A existência de uma loja online disponibilizada por uma empresa especialista na área permite-nos simular a compra do sistema de facturação, seleccionando as melhores opções que se adaptem às nossas necessidades e à nossa disponibilidade financeira.

Procure sempre uma empresa especialista.

Alfredo Simões

Consultor de Marketing e Informática